西外发[2023]150号

第一章 总  则

第一条 为了进一步加强和规范学校各级各类印章管理，根据法律法规和有关规定，结合学校实际，制定本规定。

第二条 印章管理应当坚持管理与服务并重原则，既严格管理，又方便师生用印。

第三条 本办法适用于学校及各职能部门、学院（学术科研机构）、直属·附属·教辅单位和其他不具有法人资格单位的印章管理。

第四条 本办法所指印章包括：

（一）学校党委印章、学校行政印章、学校钢印；

（二）职能部门、学院（学术科研机构）、直属·附属·教辅单位和其他不具有法人资格单位印章；

（三）学校领导用于因公事务的个人名章、签名章；

（四）业务专用章，包括各类合同专用章、财务专用章、证明专用章等；

（五）其他经学校许可使用的印章。

第五条 学校党委办公室·校长办公室是学校印章的综合管理部门，负责校级印章以及校领导名章和签名章的制作、管理与使用；统筹二级单位和部门印章的制作、启用、废止，指导、监督各单位印章管理工作。

第二章 印章制作及使用

第六条 印章制作的审批程序：

（一）学校党委印章、学校行政印章、学校钢印按照上级有关规定制作。

（二）学校各职能部门、学院（学术科研机构）、直属·附属·教辅单位和其他不具有法人资格单位因印章字迹不清、破损等原因需要制作印章的，由该单位提出请示报告申请，党委办公室·校长办公室复核后，报申请单位分管、联系校领导批准，由党委办公室·校长办公室前往公安机关许可的单位制作。

（三）学校领导用于因公事务的个人名章、签名章，应当经本人同意，由党委办公室·校长办公室前往公安机关许可的单位制作。

（四）校级业务专用章和职能部门业务专用章，由职能部门根据工作需要提出申请，党委办公室·校长办公室复核后，报申请单位分管校领导批准，由党委办公室·校长办公室前往公安机关许可的单位制作。

涉及合同、财务、人事等重要管理领域的业务专用章应当报请校长同意后制作。

第七条 学校以下组织机构原则上不制作印章:

（一）校级常设委员会、领导小组及其下设秘书处或办公室；

（二）党政职能部门、直属·附属·教辅单位内设机构；

（三）学院（学术科研机构）下设机构；

（四）各级各类科研性、学术性、群众性等非实体性组织机构和平台。

确需使用印章的，经批准可以使用批准单位印章作为代章。确需制作印章的，由该单位提出申请，党委办公室·校长办公室复核后，报分管校领导批准，由党委办公室·校长办公室前往公安机关许可的单位制作。

第八条 任何单位、组织或个人不得擅自更改核准后的印章名称、式样和规格。

第九条 单位印章经学校办公室发文公布后方能正式启用。

第十条 印章的使用范围：

（一）学校党委印章和行政印章在以学校党委或行政名义落款的各类材料上使用。学校钢印在学校颁发的证件、证书上使用。

（二）校领导名章和签名章在证书、报表、科研项目申报合同协议等材料上使用。

（三）学校职能部门、学院（学术科研机构）和其他不具有法人资格单位印章用于职责范围内处理公务，原则上不得在对外签订的合同上使用。

（四）业务专用章在业务范围内的材料上使用，负责用印的部门须负全部责任。

第十一条 校级印章的使用程序：

使用学校党委、学校行政印章、学校钢印、学校领导名章和签名章，应当遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行“先审批后用印、谁审批谁负责”的要求，具体用印程序如下：

（一）一般事项用印程序，由用印单位申请，相关职能部门和单位审核，经分管校领导审批同意后方可用印。其中，分管校领导认为需要提交学校主要负责人审批的，应当经学校主要负责人审批同意方可用印。

（二）“三重一大”事项须经学校党委会审议通过，用印须经学校主要负责人审批，并履行本条第一项规定的程序后方可用印。

（三）公文用印程序，按照公文管理规定报相关校领导签批后方可用印。

（四）合同、协议、授权委托书等用印程序，由学校合同管理部门审查同意，履行合同、协议审批流程后方可用印。

第十二条 校级印章使用申请以办公自动化系统申请为主，纸质申请为辅。机要、涉密用印实行纸质用印单制度，用印单由党委办公室·校长办公室统一制作，申请人须按程序，清楚填写用印日期、类型、事由、数量等信息，逐级签批后，交党委办公室·校长办公室留底备查后用印。党委办公室·校长办公室有权对用印材料进行审核。

第十三条 印章一般应当盖在公文、公函落款的机构名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正清晰。

经批准使用代章的，应当在落款机构名称之后标明“代章”二字。

其他业务印章按照有关规定执行。

第十四条 各单位印章的使用应当严格执行登记制度，印章的管理、使用单位应当对用印日期、事由、用印单位、批准人、经办人、份数等进行准确登记，责任到人，以备核查。

第十五条 印章的管理、使用单位应当一事一号进行编码，立卷留存相关申请表单、登记册本、电子记录等材料。

未经办公自动化系统流程用印的材料，印章的管理、使用单位应当留存一份使用印章后的材料原件；因故无法留存原件的，应当留存复印件。留存期限根据档案管理相关规定执行。涉密材料须交由学校信息机要科统一保存，未经同意不得留存用印原件或进行复印。

各单位应当留存本单位印章制作和使用校级印章的相关审批材料。

第十六条 有下列情形之一的，不得用印：

（一）未经规定程序审批或审批程序不符合规定的；

（二）内容不完整、不真实、不准确，存在瑕疵的；

（三）空白的介绍信、证件、证书、单据、纸张等材料；

（四）与本校工作、业务、人员无直接关系的。

第三章 印章管理

第十七条 因单位撤销、更名或印章破损等原因终止印章效力的，原印章管理单位或继受单位应当在印章失效5个工作日内向党委办公室·校长办公室上缴原印章，并办理登记备案和废止手续，由学校档案馆封存。党委办公室·校长办公室发文公布后正式废止。

印章管理单位不得自行处置或销毁应予废止的印章。

第十八条 印章的保管应遵守下列规定：

（一）各单位应当指定专人集中统一保管印章。

（二）各单位应当落实人防物防技防措施，确保印章安全。

（三）印章原则上不得携带出本单位使用。特殊情况需要携带出本单位使用的，应当由单位负责人批准并派两人监印。

（四）印章遗失、被抢、被盗的，印章保管单位应当立即向学校党委办公室·校长办公室报告，在党委办公室·校长办公室指导下按程序妥善处理。

第十九条 各单位负责管理本单位印章。单位主要负责人为本单位印章管理第一责任人，具体事项审批人是主要责任人，应当审查用印材料的合规性、完整性和准确性，严格遵照权限和程序审批用印事项。印章管理人是直接责任人，应当严格复核审批程序，仔细阅读用印内容，核实用印数量，检查留存材料是否齐全。

第二十条 各单位印章管理人员如因工作需要或人员变动的，需做好印章交接手续并记录备案，单位负责人应当见证移交过程，杜绝印章遗失等情况。

第二十一条 党委办公室·校长办公室应当定期对各级各类印章进行清查，更新印章使用状态，检查印章管理、使用情况，对于印章管理和使用中的违规现象应当及时纠正。

第二十二条 印章管理、使用过程中存在违法违规行为的，学校和各单位依照有关规章制度和纪律等视情节轻重对第一责任人、主要责任人和直接责任人采取约谈、通报批评、组织处理和纪律处分等方式进行问责；给学校和各单位造成损失、损害的，依法追究责任单位及责任人员的民事责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

第二十三条 各单位应当参照本办法建立用印办理程序和审批制度，明确各枚印章的使用范围与使用流程，方便师生用印。

学校所属具有法人资格的单位根据国家法律法规相关规定，参照本办法制定本单位印章管理办法，报党委办公室·校长办公室备案。

第四章 其 他

第二十四条 本办法由党委办公室·校长办公室负责解释。

第二十五条 本办法自发布之日起施行，原《西安外国语大学印章使用管理规定》西外大办发〔2007〕7号同时废止。