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办事指南

西安外国语大学公文处理程序

作者: 时间:2010-02-07 点击数:

    为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和质量,根据上级有关规定,结合我校实际情况,特对我校公文 办理 程序做如下规定。

一、发文办理程序

   1 . 发文办理是指以学校名义制发公文的过程。包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、登记(编号)、缮印、校对、印制、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。

    拟稿:学校的综合性公文,由党政办公室组织拟稿或者由党政办公室会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文,由职能部门拟稿。

    核稿:由主办单位负责人完成。

    会稿:公文涉及多个部门联合行文的,必须经各部门会稿。会稿由拟稿单位文秘人员传递,由会稿单位负责人完成。

    审稿:以部门名义印发的公文由部门负责人审稿。以学校名义印发的公文由党政办公室负责审稿。

   签发:以部门名义印发的公文由部门负责人签发。以学校名义印发的公文由党政办公室送主管校领导签发。签发后的公文即成定稿,并据此生效。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。凡需要经会议通过的必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。

    复核:已经校领导审阅过的文稿,在印发之前应由党政办公室秘书科再作复核。经复核如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导复审。

    登记:公文一般由党政办公室(或主办单位)登记编号。各单位发文编号由党政办公室统一规定。

    缮印:主办单位将公文的电子版报党政办公室文印室,文印室根据公文格式进行排版。

    校对:公文正式印制前,拟稿人应当认真校对,各单位文秘人员应当进行复核。

    印制:公文应按规定份数印制;使用学校公文版头的由党政办公室印制。

    用印:公文除“会议纪要”以外,凡有文号的正式公文应当加盖印章。联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。

    分发:公文分发由拟稿单位负责。重要的和有办理时限的校内发文必须签收。寄往校外的请示、重要报告必须用挂号发出或直接送达。

   立卷、归档:公文立卷、归档工作由拟稿单位负责,按照学校有关规定按时办理。联合办理的公文,原则由主办单位立卷、归档,协办单位保存复制件或者其他形式的公文副本。

    销毁:学校公文由党政办公室负责销毁;各单位产生的公文,由各单位报党政办公室备案,按照有关程序自行销毁。

二、收文办理程序

     1 . 收文办理指收到公文的办理过程,包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

    2 . 收到下级单位上报的需要办理的公文,文秘人员应当进行审核。经审核,对符合《西安外国语大学公文处理办法》规定的公文,文秘人员应当及时登记编号,送本单位负责人批办后办理。

    3 . 党政办公室收到各单位上报的需要办理的公文,经审核、登记,由党政办公室负责人根据内容和性质提出拟办意见后,送校领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。

    4 . 各部门收到上级机关下发或交办的公文,文秘人员应当及时登记编号。党政办公室收到上级来文,由党政办公室秘书登记后,送党政办公室负责人阅批。党政办公室负责人根据文件内容和性质提出拟办意见,由党政办公室秘书送校领导批示或者交有关部门办理。

  5 . 参加会议带回的公文,应及时送交该公文标识的主送单位登记处理。各单位直接收到主送学校的上级公文,收文部门应及时送交党政办公室登记处理。

附:发文流程图

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