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西安外国语大学文件材料立卷归档办法

作者: 时间:2010-02-06 点击数:

西外大办发 [2007]8 号

   文件材料立卷归档工作是各个部门的一项重要任务,同时又是一项比较繁琐、复杂的工作,为了便于立卷人员具体操作,提高案卷质量,根据教育部《高校档案工作规范》,特制定此办法。

一、立卷归档部门与立卷分工

1 . 立卷归档部门

    我校实行文件形成部门立卷归档制度,全校所有处级建制的单位和因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷归档部门。

2. 立卷分工

( 1)学校的收文(包括:中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及兄弟单位的来文、来函)除了明确规定要清退的文件以外,一律由收文部门立卷。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时,由业务主管部门或主办部门立卷;

( 2 )以学校或校内部门名义的发文,由承办部门立卷;几个部门共同起草的文件由主办部门立卷;学校各部门互送的文件,由制成部门立卷;

( 3 )各职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动(校庆、运动会、普选等)所形成的文件材料,由主办单位立卷归档;

( 4 )各党总支、党支部形成的文件材料、由组织部立卷;

( 5 )各工会分会、各单位工会小组工作中形成的文件材料,由校工会立卷;

( 6 )研究生会、学生会、以及学生社团组织形成的材料,分别由研究生部、校团委立卷;

( 7 )本校形成的科研管理文件材料,由科研处立卷归档。各单位形成的科研项目材料,由课题组整理后交科研处立卷归档;

( 8 )仪器设备档案材料,由资管处立卷归档;

( 9 )基建工程档案,由后勤基建管理处立卷归档;

( 10 )财务会计文件材料,由计财处立卷归档;

( 11 )外事工作文件材料,由国际合作与交流处立卷归档;

( 12 )临时性机构、撤销机构形成的材料由该部门立卷归档,并于机构撤销前向档案室移交。

( 13 )各单位向学校党、政领导机构的请示及其批复,由请示部门一并归档。

( 14 )我校与外单位合作开发的项目、合作办会形成的材料,若我校为主办单位,则必须由相应的经办部门归档;若我校为协办单位,则只需归档与承办任务有关的部分材料,但应注明其他材料的去向。

( 15 )校领导及各院、系、部、处领导或工作人员外出开会形成的会议材料,综合性材料交由党委办公室·校长办公室归档;专业性的,交所在单位归档。

二、收集

    收集工作是立卷归档的第一步 , 就是按照本校立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全、完整。

( 1 )要求:应归档文件的种类、份数以及每份文件的正件、附件、底稿等,均应齐全、完整、真实。

( 2 )收集的重点是:本部门自己制成的文件材料,上、下级及其它机关印发的与本部门主管业务有密切联系的文件材料。

三、分类

    即在文件收集齐全完整的基础上,将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及作者、保管期限等特征逐项分开。

1 . 分年度:即将文件按其形成或内容针对的年度分开,不同年度的文件,一般不得放在一起立卷。对一些内容联系密切的文件按下列规定处理:

( 1 )工作计划、总结、预决算、统计报表等放在针对年立卷;

( 2 )跨年度的请示、批复放在复文年立卷;

( 3 )几年的规划放在针对年的头一年,几年的工作总结放在针对年的最后一年立卷;

( 4 )跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;

( 5 )跨年度学籍材料,放在本届学生的毕业年度立卷;

( 6 )专案材料放在结案年立卷;

2. 分级别:即将同一年度的文件按其作者(发文机关)与本单位的关系,分成上级、本级(校)、同级。对以下与本单位有密切联系的文件,应同本级文件放在一起。

( 1 )上级对本单位的批复;

( 2 )上级通报本单位的文件;

( 3 )上级普发性文件,其内容虽只有一项涉及本校,但属重要的,如:组织机构、干部任免、领导关系、专业设置、表彰奖励、批评处分等;

( 4 )对某一问题、某一案件与上级机关或兄弟单位的来往文书;

3. 分问题:将同一年度同一级别的文件再按其所反映的问题分开,这是分类的重点。问题要求准确、鲜明。

4. 分期限:按本校《文件保管期限规定》将保管期限相同的文件放在一起。

四、组卷

1. 组卷原则:

(1)党群、行政、教学、外事类及其它各类档案中的综合管理文件材料,应以问题为主灵活运用文件的六个特征(即:问题、作者、时间、地区、通信者、文种)来组卷。

(2)设备、科研、基建等专业性文件材料分别按项目、课题、结构、阶段组卷。

2. 组卷要求:

( 1 )能以问题组卷的尽量以问题组卷,将同一问题的文件组合在一起,问题可大、可小,视文件的多少而定;

( 2 )若同一问题的文件太少,可将内容相近的几个问题组成一卷。若同一问题的文件太多,也可以分开组成数卷。

( 3 )同一问题的请示与批复、转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起,不得分开。

( 4 )会议文件单独组卷,根据文件的多少,可一会数卷或数会一卷。

( 5 )统计报表、名册、简报、出版物等一般以名称(文种)组卷。

( 6 )组卷要力求问题准确、内容鲜明、联系密切,年代不混,保管期限适宜。并能保持同上年度中分类组卷方法一致。

五、卷内文件排列

    经过分类组合成案卷后,卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。

1. 密不可分的文件,应依序排列在一起,一般批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;文字材料在前,图样在后;重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;案件材料结论、决定性材料在前,依据性材料在后。

2. 会议文件,按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

3. 专题性、成套性的文件,按时间、阶段排列。

4. 其它文件材料,应尽量将同一问题的文件排列在一起,然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。

六、拟写案卷标题

    案卷组好后,立卷人要根据卷内文件内容,初步为案卷拟出标题。

1. 案卷标题内容、结构:

    案卷标题内容包括:作者、问题、时间、地区、通信者、名称等六个部分,一般只需标出作者、问题、文种三部分,必要时才需标明其它部分,其常见的结构有以下三种:

( 1 )作者+问题+文种(最常用的一种)

    一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。

例:西安外国语大学 关于住房改革的 决 定

作 者 问 题 文 种

( 2 )作者+时间+问题+文种

    一些有具体针对时间的文件组成的案卷标题多采用此形式。

    例:西安外国语大学 二零零五年度 劳动工资 报表

    作 者 时 间 问 题 文种

    注意:时间是指文件内容针对的时间,不是文件产生的时间。文件内容若无具体针对时间,则不需要标出时间因素。

( 3 )收发文机关+问题+文种

    立档单位与某机关相互协商处理某一具体问题形成的来往文件(函件)多采用此标题形式。

    例:西安外国语大学 商标注册 通知书

    收发文机关 问 题 文种

2. 案卷标题要求:

( 1 )文字简明、准确,能够确切地反映出卷内文件内容,字数最多不超过五十个;

( 2 )语句通顺、流畅,符合语法规则;

( 3 )结构完整,体式一致。

七、检查调整

    案卷初步组成后,要根据以下各项认真进行检查调整。

1. 应归档的文件是否齐全;

2. 已归档的每份文件是否完整,正件、附件、底稿是否都有;

3. 有无重复、无保存价值的文件、一般文件的草稿、未经签发、未生效的文件以及不必归档的文件混入;

4. 年度是否分清,级别是否分准;

5. 分类是否正确、问题是否集中、准确;

6. 卷内文件排列是否有序;

7. 保存价值是否基本一致;

8. 已归档的文件是否符合文件制作要求,有无铅笔、圆珠笔、水彩笔、签字笔、压感打印纸等现象;

9. 每卷的厚度是否适度(不超过200页);

10 . 案卷标题是否符合要求;

    检查中若发现分类组卷有问题,要进行重新调整;发现文件收集不齐全,要继续收集、发现文件不符合制作要求,要退回文 件制作人员要求其重新制作。

八、请档案室业务指导人员检查、验收。

   以上工作进行完毕后,还需请档案室人员检查,档案人员检查合格后,方可进行下一步工作。

九、编目

1. 编制页号:

( 1 )成卷装订的案卷,应统一在有文字的每张材料正面的右上角,背面的左上角,距边 20mm 处,用打号机打上页号;

( 2 )一张纸上若贴有若干张小纸,每张小纸也算一张;一张大纸若折叠成几张,仍按一张计算。没有文字的页面不编号;

( 3 )号码要打端正,位置要一致,不能忽高忽低,忽左忽右;

( 4 )页号尽量不漏不重,若实在不小心编错,不要乱涂,应在备考表上说明;

( 5 )声像材料应在装具上或材料的背面逐件编号。

2. 填写卷内文件目录:

    卷内目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、文件日期、文件所在页号、备注组成。

( 1 )顺序号:按照卷内文件排列的先后,一份文件编一个顺序号,单独填写一栏;正文和附件可合编一个顺序号,文件标 题分栏登记。

( 2 )文号:填写文件制发机关的发文字号,《简报》等在此栏填写期号。

( 3 )责任者:填写文件末尾的署名者(落款)。

    注意:责任者有时与文件的作者是一致的,有时不一致 , 当两者不一致时 , 不要将文件的起草者(作者)当成责任者。

( 4 )文件标题:一般照实抄录,不要随意更改和简化,但没有标题或标题不能反映文件内容的,要自拟或重新拟写。重拟 和自拟的标题,要外加 [] 号。会议记录要填写每次会议的议题。

( 5 )文件日期:填写文件的制发日期,没有日期的要考证清楚后填写。

( 6 )文件所在页号,填写每份文件的首页号,最后一份文件写起止页号。

( 7 )会议记录要填写每次会议的时间和议题。

( 8 )声像材料,应用文字标出事件发生的时间、地点、中心内容和责任者。

( 9 )卷内目录字迹要清晰正规。

3. 填写卷内备考表:

    备考表主要用以填写有关卷内文件材料的情况说明(包括文件的缺损,修改、补充、移出、页号的漏编或重编等)和立卷人 、检查人、立卷时间,若无情况可说明,应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填上以示负责。

4. 填写案卷封面:

   案卷封面包括立档单位、案卷标题、卷内页数,起止时间、保管期限等项。要用毛笔逐项书写,要求字迹工整、清晰、美观大方。

5. 案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物。

十、归档时间

1. 党群、行政、外事、出版类,按年度在次年四月底以前归档;

2. 教学类按教学年度在次学年12月底前归档;

3. 科研、基建类在项目完成后两个月内归档;

4. 仪器设备类随机文件材料在开箱验收后二个月内归档,管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年六月底以前按 年度归档;

5. 财会类按年度立卷,在财务部门保存一年后归档;

6. 声像类随同其主类一同归档;

十一、移交归档

    各单位立卷人员在规定的归档时间内,将归档档案与案卷移交目录向校档案室移交。

    档案接收人员接收档案时,应对照各单位的档案移交目录,逐卷认真检查验收。双方清点无误后,接收人要在档案移交目录 上接收人的位置签名,将移交目录一式 2 份,接收人和移交人各保存 1 份备查。

 

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